Se hai mai sentito parlare della regola 80/20, ci sono buone probabilità che la persona che ne parla si riferisse a una forma di analisi ABC. L’analisi ABC è un modo completo per segmentare i tuoi clienti o prodotti per assicurarti di ottenere il massimo dal tuo tempo e dalle tue risorse durante l’assistenza, suddividendo gli articoli in tre categorie facilmente distinguibili.
In questo articolo imparerai 1) cos’è l’analisi ABC, 2) perché utilizzare l’analisi ABC e 3) come puoi applicare l’analisi ABC per strutturare e dare priorità ai segmenti di clienti e ai tipi di inventario.
ANALISI ABC
L’analisi ABC è un metodo di analisi che divide l’argomento in tre categorie: A, B e C.
La categoria A rappresenta i prodotti o i clienti più preziosi che hai. Questi sono i prodotti che contribuiscono pesantemente al tuo profitto complessivo senza consumare troppe risorse. Questa categoria sarà la categoria più piccola riservata esclusivamente ai tuoi più grandi produttori di denaro.
Ad esempio, una società di software potrebbe progettare diversi pezzi di software, ma uno è un software di nicchia che può essere venduto a un prezzo significativamente più alto rispetto agli altri. Ecco perché rappresenta circa il 60% delle entrate complessive, sebbene l’azienda venda molto meno di questi prodotti rispetto ad altre categorie di software. Quindi, questo software specifico è un prodotto di categoria A.
La categoria B rappresenta i tuoi clienti o prodotti in mezzo alla strada. Molti si avvicinano erroneamente a questo gruppo come coloro che contribuiscono alla linea di fondo ma non sono abbastanza significativi da ricevere molta attenzione.
Eppure, la categoria B riguarda il potenziale. I membri di questa categoria possono, con un certo incoraggiamento, essere sviluppati in articoli di categoria A.
La categoria C riguarda le centinaia di piccole transazioni che sono essenziali per il profitto ma che individualmente non apportano molto valore all’azienda. Questa è la categoria in cui vivrà la maggior parte dei tuoi prodotti o clienti. È anche la categoria in cui devi cercare di automatizzare il più possibile le vendite per ridurre i costi generali.
IL PRINCIPIO DI PARETO
L’analisi ABC si basa su quello che viene chiamato il Principio di Pareto, un principio economico creato dall’economista Vilfredo Pareto. Pareto ha acquisito notorietà per aver affermato che la maggior parte della produttività economica proviene solo da una piccola parte dell’economia. In sostanza, mostra che esiste una relazione ineguale tra il tuo input e il tuo output.
Ad esempio, un’azienda potrebbe ottenere l’80% dei risultati solo dal 20% del personale. Ciò dimostra che il 20% del personale è più produttivo dell’altro 80% del team.
Un altro esempio comune del principio di Pareto suggerisce che ottieni l’80% delle tue vendite solo dal 20% dei tuoi clienti. In questo caso, questo 20% sarebbero i tuoi clienti di categoria A, quindi quelli che danno il contributo maggiore alle tue entrate. Fondamentalmente, solo il 20% dei tuoi clienti ha un valore tale che perderne uno danneggerebbe in modo significativo l’azienda.
Puoi portare il Principio di Pareto ancora più nell’analisi ABC quando consideri il lifetime value. La relazione tra input e output gioca un contributo importante nel valore della vita di un cliente. Costituisce anche la base dell’analisi ABC fornendo linee guida per suddividere i clienti in diversi gruppi (A, B e C).
PERCHÉ USARE L’ANALISI ABC?
L’uso principale dell’analisi ABC è migliorare la tua capacità di gestire set di dati grandi e complessi suddividendoli in tre segmenti. Questi segmenti definiscono la priorità dei dati all’interno dell’area in cui li stai utilizzando.
Una volta che i dati sono stati suddivisi in segmenti, è più facile concentrarsi sui dati e utilizzarli in modo significativo. La suddivisione dei dati in questi segmenti rende più ovvi problemi specifici nei dati. Aiuta anche a dare priorità ai diversi segmenti.
Ad esempio, l’analisi ABC può essere utilizzata per segmentare i clienti e scomporre i dati specifici del cliente.
Innanzitutto, divideresti i clienti in ciascuna delle tre categorie in base al volume delle vendite fornito dal cliente. Quindi, dovresti considerare come quel volume si riferisce al tuo contributo di margine.
Se segmenti i clienti con successo, i clienti con il valore maggiore andranno nella categoria A con priorità alta, mentre i clienti meno importanti verrebbero inseriti nella categoria inferiore C. I clienti che si trovano da qualche parte nel mezzo rimarranno nella categoria B.
La segmentazione ti consente di individuare i tuoi clienti più preziosi. Ti consente quindi di esaminarli separatamente in modo da poter formare un piano d’azione. Quando puoi guardare le cose in tre diverse categorie, è più facile allocare le tue risorse in un modo più strategico di quanto non lo sia se stai svolazzando avanti e indietro tra i grafici o semplicemente cercando di dare un senso a cumuli di dati grezzi. Il vantaggio di fare questo passaggio aggiuntivo è che semplifica l’analisi strategica dei dati, il che a sua volta rende più facile massimizzare i profitti.
ESEMPIO 1: COME UTILIZZARE L’ANALISI ABC NELLA SEGMENTAZIONE DEL CLIENTE
L’analisi ABC viene eseguita all’interno della segmentazione dei clienti come un modo per individuare i clienti più preziosi. Ecco come utilizzare l’analisi ABC durante la creazione di segmenti di clienti basati sul valore:
Esecuzione dell’analisi ABC
Per eseguire l’analisi, dovrai iniziare osservando quattro metriche principali per ciascuno dei tuoi clienti: fatturato, potenziale di guadagno, margine di contribuzione e costi di supporto.
Usa queste quattro categorie per creare quattro grafici diversi. Classifica i tuoi clienti in base a ciascuna categoria e posizionali sul grafico.
Quindi, confronta i grafici, in particolare i grafici dei ricavi di vendita e del margine di contribuzione. Con questo confronto, puoi iniziare a suddividere i tuoi clienti nei tre gruppi: A, B o C.
I tuoi clienti più preziosi vivranno in A. Questi clienti porteranno molte entrate e costituiranno una parte significativa del margine di contribuzione. Idealmente, saranno vicini al limite in termini di entrate potenziali.
I clienti di secondo livello vivranno in B. Questi clienti saranno clienti fedeli e spenderanno regolarmente una buona quantità di denaro con te. Tuttavia, questi clienti non spenderanno quanto potrebbero.
La categoria C è composta dal resto dei tuoi clienti. La categoria C include le persone che si presentano ogni tanto e fanno un acquisto. Potrebbe anche includere quei clienti coerenti che fanno molti piccoli acquisti. Questi clienti spenderanno denaro ma non contribuiranno molto alle vendite e ai profitti complessivi. Questi clienti tendono anche a non avere molto potenziale.
Osservando i tuoi clienti in termini di margine di profitto e potenziale, stai creando una visione multidimensionale dei tuoi clienti. I dati sulle vendite da soli possono essere fuorvianti. Vedere un cliente che effettua un acquisto settimanale per una piccola quantità potrebbe indurti a pensare che sia un cliente prezioso quando in realtà non lo è.
Questa prospettiva è particolarmente utile per trattare con i clienti che si trovano nella terra di nessuno che è la categoria B. Questi sono i clienti che sai essere preziosi. Ma finché non analizzi il loro potenziale, non sei sicuro di quanto siano preziosi. L’uso dell’analisi ABC ti dà un’idea migliore non solo di ciò che spendono, ma di come lo spendono. Meglio ancora, ti dice se il cliente potrebbe spendere di più.
Piuttosto che guardare i dati di vendita, stai guardando i dati che sono utilizzabili. L’utilizzo di questi dati ti consente di prendere decisioni reali che aumenteranno le tue entrate.
Come interpretare i dati?
Tira fuori di nuovo i tuoi grafici e la tua lista di clienti segmentati.
Dai un’occhiata ai potenziali grafici delle entrate. Noterai che alcuni dei clienti nella categoria B hanno il potenziale per essere nella categoria A. Si tratta di entrate che ti stai perdendo, forse perché non stai destinando abbastanza tempo o risorse al cliente.
Per capirlo, guarda il tuo grafico di allocazione delle risorse e guarda dove stai inviando i tuoi team e i tuoi soldi. Inizia con la categoria C. Molte aziende enfatizzano eccessivamente l’importanza di questi clienti e spendono troppo tempo o denaro per soddisfare le loro esigenze. Guarda come sono divisi i tuoi team di vendita per vedere chi trascorre del tempo con questi clienti C.
Con questo in mente, passa alla categoria B. Guarda chi sta servendo questi clienti e con quale frequenza vengono serviti. Questo potrebbe essere migliorato? Assicurati che questi clienti non vengano inavvertitamente trascurati.
Quindi, guarda cosa stanno acquistando i clienti B e con quale frequenza lo stanno acquistando. C’è un altro prodotto di cui hanno bisogno che nessuno li vende? Questi clienti potrebbero trarre vantaggio da una versione aggiornata del prodotto attuale? Cosa potresti fare per soddisfare ulteriormente le esigenze dei clienti e incoraggiarli a spendere di più?
Infine, controlla la categoria A. Per molte aziende, la categoria A tende ad essere molto pesante in termini di servizio. Certamente, questi sono i clienti che richiedono la maggior parte del tuo tempo e delle tue risorse. Tuttavia, stai estendendo eccessivamente le tue risorse qui?
Il problema con i clienti di categoria A di assistenza è che desideri disperatamente mantenerli felici. Tuttavia, se stanno spendendo così tanti soldi con te, ci sono buone probabilità che non ti lascino solo perché non li stai soffocando con l’attenzione.
Dai un’occhiata alle risorse che assegni ai clienti di categoria A. Determina se c’è l’opportunità di condividere tali risorse con i clienti di categoria B e trasformarli in clienti di livello A.
ESEMPIO 2: COME USARE L’ANALISI ABC IN INVENTARIO
L’analisi ABC è anche un ottimo strumento per il controllo dell’inventario. È particolarmente utile per determinare quali articoli dell’inventario influiscono maggiormente sul costo dell’inventario. Fornisce inoltre un quadro per determinare i modi migliori per gestire e controllare il tuo inventario.
L’utilizzo dell’analisi ABC nel controllo dell’inventario include gli stessi principi utilizzati nella segmentazione dei clienti. In sostanza, non tutti gli articoli nel tuo inventario hanno lo stesso valore. Utilizzerai questo metodo per determinare il valore reale di ogni articolo nel tuo inventario e quindi posizionarlo nella categoria A, B o C in base alla sua importanza.
Esecuzione dell’analisi ABC
Non esiste una soglia per determinare quali prodotti rientrano in quale categoria. Le soglie di categoria devono essere definite in modo specifico per la tua azienda se vuoi essere in grado di interpretare quei dati in un modo che sia significativo per la tua azienda.
Tuttavia, gli stessi principi si applicano durante la creazione delle categorie. La categoria A è la categoria più piccola composta dai prodotti più pregiati. La categoria B è leggermente più grande con prodotti che hanno un valore inferiore. La categoria C è la categoria più grande, piena di prodotti che contribuiscono ai tuoi profitti, ma ciascuno in modo molto piccolo.
Ecco un esempio di alcuni valori soglia comuni per queste categorie:
Categoria A: 20% dei tuoi prodotti, pari al 70% del tuo consumo annuo
Categoria B: 30% dei tuoi prodotti, pari al 25% del tuo consumo annuo
Categoria C: 50% dei tuoi prodotti, pari al 5% del tuo consumo annuo
Ecco un modo utile per suddividere i tuoi prodotti in categorie:
- Moltiplica il numero annuale di articoli per il costo per articolo per calcolare il valore di utilizzo annuale per ciascun prodotto.
- Elenca ogni prodotto in ordine decrescente in base al valore di utilizzo del prodotto.
- Somma il valore di utilizzo e il numero di articoli.
- Traduci ogni articolo e il suo valore di utilizzo nella frazione o percentuale del totale cumulativo.
- Crea un grafico per collegare il numero di articoli e il valore di utilizzo. Dividi il grafico in A, B e C nei punti in cui la curva inizia a cambiare bruscamente.
Come interpretare i dati?
Guarda come controlli i prodotti in ogni categoria. Controlla i costi associati alla conservazione di questi prodotti in magazzino.
Se stai attualmente effettuando acquisti uniformi, probabilmente stai ordinando in eccesso o in difetto la stragrande maggioranza dei tuoi prodotti. Ciò significa che i costi di stoccaggio, consegna e gestione sono superiori al necessario.
Invece di ordinare l’intero stock con lo stesso metodo, potresti salvare il sistema di ordinazione più sofisticato per i tuoi articoli di categoria A. È anche meglio migliorare la supervisione gestionale di questi articoli per assicurarsi che gli ordini di acquisto siano corretti. Va bene ridurre il livello di fornitura dei livelli di categoria A e impiegare più ore di lavoro perché questi sono i prodotti che più vale la pena.
Per gli articoli di categoria B, potresti considerare di ordinare più scorte per includere un livello di scorta di sicurezza. Ciò ridurrà i costi di consegna, i tempi di ordinazione e la quantità di tempo per la gestione delle scorte.
Lascia gli articoli C su ordinazione automatizzata per evitare di allocare loro troppe risorse. Tieni un sacco di prodotti C in magazzino in modo da non doverti preoccupare di ordinarli.
Seguendo queste regole puoi ridurre la quantità di ore uomo dedicate al tuo inventario, i tuoi costi di inventario e la quantità di tempo che dedichi all’ordinazione dei prodotti.
CONCLUSIONE
L’analisi ABC è un ottimo modo per trasformare i tuoi dati in misurazioni utilizzabili che puoi utilizzare per ridurre i costi generali e aumentare i profitti. Ricorda che il modo migliore per utilizzare questo modello non è costringerti alla regola 80/20, ma utilizzarlo come linea guida per determinare chi sono i tuoi clienti più preziosi e cosa puoi fare per ottenerne di più.
