Gestione del magazzino e-commerce
Per creare un’attività di e-commerce sostenibile, redditizia e scalabile, è necessario comprendere nel dettaglio la gestione del magazzino e-commerce.
Una cattiva gestione del magazzino può essere una sfida complessa da superare per qualsiasi imprenditore di e-commerce, indipendentemente dalla tua esperienza, dalle dimensioni della tua attività, dai tipi di prodotti che vendi o dal pubblico che servi.
Arrivato a questo punto dell’anno è probabile che tu stia pensando molto a come affrontare e ottimizzare la gestione del magazzino.
Fare le scelte sbagliate quando si tratta di come gestire il magazzino può essere incredibilmente costoso. Fare le scelte giuste può essere incredibilmente redditizio.
Quindi, cosa devi sapere per avere successo?
Questo articolo ti fornirà una breve panoramica della gestione del magazzino. Innanzitutto, evidenzieremo alcuni termini che devi conoscere, quindi descriveremo in dettaglio alcune delle sfide che i proprietari di attività di e-commerce devono affrontare e, infine, concluderemo fornendoti una manciata di best practice e consigli attuabili che puoi utilizzare per costruire o ottimizzare un’efficace strategia di gestione del magazzino per la tua attività.
Glossario dei termini di gestione del magazzino
Prima di approfondire come ottimizzare la gestione del magazzino, è utile prima comprendere alcuni dei termini e dei concetti che incontrerai lungo il percorso.
Ecco un elenco di 20 parole e frasi con cui acquisire maggiore familiarità:
Magazzino: articoli tangibili, prodotti o beni che intendi vendere ai clienti.
SKU: l’unità di stoccaggio (SKU) è un codice identificativo che utilizzi per classificare e organizzare i prodotti.
Varianti: variazioni dello stesso prodotto, ad esempio un colore diverso.
Unità di misura: qualunque cosa tu usi per misurare il tuo stock (articoli, pezzi, fasci, chilogrammi, once, ecc.).
Supply Chain: i processi e i sistemi coinvolti nella produzione, gestione e distribuzione del prodotto.
Dead Stock: inventario che hai in magazzino ma non puoi necessariamente vendere più.
Buffer Stock: la quantità di stock extra a disposizione che viene utilizzata per limitare il rischio se la domanda e l’offerta sono incerte.
Stock minimo vitale: la quantità minima di prodotto che devi avere a portata di mano per stare al passo con la domanda dei consumatori ed evadere gli ordini senza indugio.
Punto di riordino (ROP): il livello di magazzino predeterminato deve scendere prima di ordinare inventario aggiuntivo.
Lead Time: il tempo che intercorre tra il momento in cui l’inventario viene ordinato da un fornitore e il momento in cui arriva.
Analisi ABC: un metodo per dare priorità all’inventario esistente utilizzando tre categorie: (A) prodotti di alto valore con una bassa frequenza di vendita; (B) prodotti di valore moderato con una frequenza di vendita moderata; (C) prodotti di basso valore con un’alta frequenza di vendita.
First in First Out (FIFO): Shopify definisce FIFO come “un metodo contabile presuppone che le attività vendibili, come magazzino, materie prime o componenti acquisiti per primi siano state vendute per prime. Cioè, la merce più vecchia viene venduta per prima, con i relativi costi utilizzati per determinare la redditività”.
Just-in-Time (JIT): un metodo di evasione in cui gli ordini del magazzino vengono effettuati appena in tempo per stare al passo con la domanda dei consumatori. Questo metodo ti consente di evitare di vincolare denaro nell’inventario invenduto, ma crea un potenziale rischio nel non essere in grado di evadere un’improvvisa ondata di ordini.
Dropshipping: un metodo di evasione in cui in realtà non immagazzini alcun inventario in loco. Invece, gli ordini vengono evasi e l’inventario viene spedito direttamente da una terza parte al cliente.
Controllo centralizzato del magazzino: software che consente di gestire, monitorare e controllare facilmente l’inventario su più siti di e-commerce come Amazon, eBay ed Etsy.
Software di gestione del magazzino: strumenti che consentono di tenere traccia dell’inventario, semplificare i processi, automatizzare attività noiose e sfruttare i dati e altre informazioni per aumentare il successo.
Costo del venduto (COGS): Intuit descrive il COGS come “una voce contabile rilevata nel conto economico che descrive in dettaglio i costi totali dei prodotti o della merce venduti da un’azienda e considerata una spesa durante un periodo di riferimento”.
Costo di mantenimento: il costo di mantenimento del magazzino in un anno rispetto al valore del magazzino stesso.
Auditing del magazzino: l’atto di contare o controllare manualmente l’inventario per assicurarsi che corrisponda ai numeri esistenti all’interno dei sistemi di monitoraggio e automazione.
Previsione del magazzino: prendere decisioni informate sull’ordinazione e il riordino dei prodotti sulla base di dati storici, tendenze e stagionalità nella tua attività.
La comprensione di questi termini e concetti alla fine ti aiuterà a diventare più informato e strategico quando si tratta di gestire e ottimizzare i processi e le attività di gestione del magazzino nella tua azienda.
Sfide con la gestione del magazzino nell’e-commerce
Ogni imprenditore di e-commerce incontra criticità di gestione del magazzino prima o poi. Sapere quali sono alcune di queste criticità, o sfide se volete, in anticipo e come affrontarle è ciò che separa una buona gestione dell’inventario da una grande gestione.
Ecco alcune delle sfide del magazzino più comuni che possono in definitiva influenzare la crescita e la redditività di un’attività di e-commerce, nonché l’esperienza e la fidelizzazione del cliente:
Sfida n. 1: scorte eccessive e vendite eccessive
Nell’e-commerce, se non hai una buona conoscenza del tuo magazzino e delle abitudini di acquisto del tuo pubblico di riferimento, è facile cadere in situazioni in cui non puoi soddisfare la domanda o hai sopravvalutato la quantità di prodotto di cui hai effettivamente bisogno avere a portata di mano in un determinato mese.
Sebbene possa essere vantaggioso tenere a portata di mano una grande scorta del magazzino, soprattutto quando ci si avvicina a una stagione intensa, può presentare alcune sfide:
- Può essere costoso. A meno che tu non stia effettuando un dropshipping del magazzino, dovrai conservare i prodotti che ordini dai produttori. Come puoi immaginare, troppo inventario e ordini insufficienti possono devastare la tua capacità di andare in guadagno alla fine del mese.
- C’è il potenziale per avere troppe scorte morte a portata di mano. Come accennato in precedenza, le scorte morte si riferiscono a scorte che in pratica non puoi vendere perché hai troppe scorte e non abbastanza domanda. Succede quando i prodotti muoiono o si deteriorano nel tempo, ma può anche accadere quando le tendenze e i comportamenti di acquisto cambiano.
D’altra parte, non avere un buon impulso sul tuo inventario può comportare una vendita eccessiva accidentale, ovvero consentire ai clienti di acquistare prodotti che sono esauriti. Quando vendi un prodotto in eccesso, crei problemi di servizio clienti e reputazione che possono richiedere tempo per essere superati e riparati.
Al giorno d’oggi, i consumatori vogliono trasparenza quando si tratta di lavorare con i marchi di e-commerce. Vogliono essere in grado di sapere e fidarsi che se fai una promessa, manterrai la parola data.
Quando vendi in eccesso l’inventario, rischi di ritardare l’adempimento e potenzialmente di danneggiare la fiducia che hai costruito con le persone che hanno scelto di ordinare il tuo prodotto. Una soluzione rapida per questo sarebbe contrassegnare i prodotti come disponibili o esauriti online in modo che i clienti possano vedere le quantità disponibili da soli.
Sfida n. 2: gestione manuale che non consente la scalabilità
Un’altra sfida di gestione del magazzino che molti proprietari di attività di e-commerce devono affrontare riguarda la scalabilità. Quando sei nelle prime fasi della costruzione della tua attività di e-commerce, è relativamente facile, e allettante, monitorare ed evadere manualmente gli ordini, anche su più canali. Ma diventa molto, molto più difficile mentre lavori per ridimensionare la tua attività per soddisfare le crescenti richieste della tua base di clienti.
Per molti proprietari di attività di e-commerce, ridimensionare significa vendere prodotti su canali aggiuntivi, come Amazon, Etsy, eBay e Alibaba. Significa anche lavorare con più partner, fornitori e produttori. Potrebbe anche significare immagazzinare l’inventario in più magazzini in tutto il paese.
Fare tali passi per far crescere la tua attività di e-commerce in questo modo è quasi impossibile quando fai affidamento solo su metodi di gestione manuale. Con la gestione manuale, hai anche la possibilità di riscontrare errori nei dati che influiscono sulla gestione del magazzino. Ad esempio, ciò potrebbe portare a sopravvalutare o sottovalutare l’inventario disponibile per i clienti.
Alcuni esempi di metodi di gestione manuale del magazzino inefficaci includono:
- Utilizzo di fogli di calcolo offline per tenere traccia dei numeri del magazzino
- Utilizzando una suite di strumenti separati che non sono integrati o sincronizzati tra loro
- Utilizzo di un programma offline che non può fornirti aggiornamenti automatici in tempo reale
- Utilizzando carta e matita per tracciare ed evadere manualmente gli ordini
Quando sei appena agli inizi nel mondo dell’e-commerce, può essere allettante tracciare e gestire l’inventario manualmente per risparmiare denaro e tenere una mano in ogni aspetto della tua attività. Al fine di evitare e prepararsi ad alcune delle sfide sopra menzionate, tuttavia, è importante dedicare del tempo a indagare e pianificare l’adozione di processi, tattiche e strumenti di gestione del magazzino più scalabili che supportino una crescita continua nel tempo.
Sfida n. 3: mancanza di visibilità su più canali e più magazzini
La mancanza di visibilità è un altro problema comune che i titolari di attività di e-commerce tendono ad affrontare quando la domanda di prodotti aumenta e la gestione del magazzino diventa più complessa. Esistono due principali sfide di visibilità che possono influire sulla tua capacità di soddisfare la domanda e far crescere il tuo business:
- Mancanza di visibilità su più canali. Come accennato in precedenza, man mano che fai crescere la tua attività di e-commerce, probabilmente deciderai di iniziare a vendere i tuoi prodotti su più canali (Amazon, Etsy, eBay, ecc.). Il problema è che, a meno che tu non stia utilizzando un software di gestione del magazzino, non è sempre facile tenere traccia delle vendite e degli ordini che arrivano da ciascun canale e di come tali vendite e ordini influiscono sull’inventario che hai a portata di mano.
- Mancanza di visibilità su più magazzini. Man mano che la tua attività cresce, potresti ritrovarti a collaborare con più produttori e magazzini per soddisfare le crescenti richieste dei tuoi clienti. Il tuo obiettivo è avere l’inventario a portata di mano e accessibile quando la domanda aumenta improvvisamente. Ma ancora una volta, senza un software di gestione del magazzino in atto, cercare di tenere traccia di ordini, inventario e relazioni in tutti i magazzini, partner e produttori può essere un processo vertiginoso per chiunque.
Molteplici posizioni e processi di inventario rendono difficile la visibilità
Senza una visibilità completa sull’intero sistema di gestione del magazzino, è difficile sapere quali decisioni devono essere prese e quando devono essere prese per continuare a incrementare le vendite e soddisfare la domanda dei consumatori.
Tieni inoltre presente che, anche se alcuni clienti preferiscono acquistare su una piattaforma rispetto a un’altra, devono comunque avere la stessa esperienza dei clienti che acquistano su altre piattaforme. Ciò richiede interazione e coinvolgimento su canali diversi per garantire che l’esperienza del marchio sia coerente, ad esempio prezzi e disponibilità del prodotto.
Sfida n. 4: mancanza di informazioni
La sfida finale della gestione del magazzino che molti proprietari di attività di e-commerce devono affrontare in relazione alla gestione del magazzino è la mancanza di informazioni dettagliate sui dati. Per far crescere la tua attività e prendere decisioni che supportino la domanda, devi diventare ossessionato dai dati.
Per aumentare i profitti, supportare la crescita e soddisfare le esigenze dei tuoi clienti, devi capire cose come come il tuo inventario sta fluttuando nel tempo, come cambia la domanda nel tempo e prevedere come sarà in futuro, quando per riordinare i prodotti, quando ridimensionare i prodotti e dove si verificano interruzioni nei processi.
Spesso è necessario essere in grado di accedere e agire sui dati del magazzino entro un giorno o anche poche ore per capitalizzare o comprendere appieno un’opportunità emergente.
Senza un sistema centralizzato che estrae informazioni di inventario da ogni fonte in tempo reale, 24 ore su 24, 7 giorni su 7, è praticamente impossibile sfruttare i dati per prendere questo tipo di decisioni informate sulla tua attività.
Iniziare con la gestione del magazzino
Ora che hai compreso alcuni dei concetti e delle sfide relative alla gestione del magazzino nell’e-commerce, è tempo di agire. Per creare un sistema di gestione del magazzino ottimizzato nella tua attività di e-commerce, procedi nel seguente modo:
1. Comprendere la domanda della categoria di prodotti di base
Il primo passo per gestire meglio la gestione del magazzino, soprattutto se stai lanciando un negozio di e-commerce nuovo di zecca, è capire come fluttua la domanda per la tua categoria di prodotti nel tempo. Puoi raggiungere questo obiettivo sfruttando Google Trends per osservare come la domanda e l’interesse di ricerca sono cambiati negli ultimi 12 mesi o addirittura negli ultimi cinque anni.
Ecco un esempio evidentemente drammatico che mostra quando le persone cercano più spesso gli spazzaneve durante tutto l’anno:
Come puoi vedere, l’interesse inizia a crescere già a ottobre e nella maggior parte degli anni raggiunge picchi tra dicembre e gennaio. Comprendendo le tendenze in questo modo, puoi capire meglio quando potresti voler ordinare più o meno dei prodotti che vendi.
Se hai un sito di e-commerce consolidato, un’altra opzione è utilizzare Google Analytics per vedere quali pagine e prodotti il tuo pubblico visita di più e per quanto tempo vi trascorre. Questa intuizione non solo ti dirà quali tipi di prodotti attirano l’attenzione del tuo pubblico, ma anche quali prodotti sono popolari e richiedono più scorte di scorta.
2. Prevedere la domanda futura in base alle vendite passate
Il secondo passaggio nell’ottimizzazione della gestione del magazzino consiste nel tentare di prevedere la domanda futura, inclusa la domanda stagionale. Per fare ciò, osserva semplicemente le vendite passate e determina quando la domanda e l’interesse erano più alti. Guarda anche avanti per trovare le principali opportunità di vendita durante tutto l’anno, come festività ed eventi, e pianificare l’aumento della domanda.
Da lì, ordina e immagazzina l’inventario di conseguenza per evitare che gli articoli esauriscano le scorte durante i periodi di punta della domanda. Se non disponi di alcuna cronologia delle vendite, fai riferimento all’analisi che hai eseguito con Google Trends e Google Analytics.
3. Impostare le scorte minime iniziali o le scorte minime
Se il tuo negozio di e-commerce è già in funzione, dovresti anche dedicare del tempo a impostare livelli di scorte minimi praticabili per ogni prodotto che vendi. Ricorda: il tuo obiettivo è determinare l’inventario più basso possibile che puoi avere per soddisfare la domanda ed evitare ritardi nell’evasione.
Per atterrare sul tuo numero, dovrai avere una buona comprensione della domanda e della quantità di tempo necessaria per sostituire l’inventario esaurito. Quando le quantità scendono al di sotto del numero indicato, effettua un nuovo ordine con il tuo produttore o grossista. Pensa a questo esercizio come a un punto di partenza. Non aver paura di modificare questo numero nel tempo man mano che si verifica una domanda crescente o in diminuzione da parte dei consumatori.
4. Dai la priorità ai prodotti con un’analisi ABC
Per aumentare l’efficienza e risparmiare denaro, prenditi del tempo per dare la priorità ai prodotti utilizzando l’analisi ABC. Come accennato in precedenza, l’analisi ABC è un metodo per dare priorità all’inventario esistente utilizzando tre categorie:
- (A) prodotti di alto valore con una bassa frequenza di vendita. Ad esempio, articoli di grandi dimensioni come l’allenamento e l’attrezzatura sportiva.
- (B) prodotti di valore moderato con una frequenza di vendita moderata. Ad esempio, elettronica e gioielli.
- (C) prodotti di basso valore con un’alta frequenza di vendita. Ad esempio, vestiti e cibo.
L’analisi ABC si basa in parte sul principio di Pareto, che spiega che l’80% delle tue vendite può essere attribuito al 20% dei tuoi clienti. Questi clienti acquistano prodotti di categoria A, che rappresentano la maggior parte delle tue entrate. Pertanto, è più costoso per i tuoi profitti perdere questi clienti piuttosto che perdere clienti che acquistano prodotti B e C.
Il tuo obiettivo qui dovrebbe essere quello di capire quali prodotti richiedono la massima attenzione da parte tua dal punto di vista della gestione del magazzino. Ad esempio, i prodotti che rientrano nella tua categoria A potrebbero dover essere ordinati più spesso rispetto ai prodotti che rientrano nella tua categoria C perché l’importo che tieni a portata di mano è molto inferiore.
5. Preparati alla stagionalità
Se gestisci un negozio di e-commerce che trarrà vantaggio da una particolare stagione dello shopping, come le vacanze, o un periodo dell’anno, come l’estate, fai il possibile per essere preparato.
Mantieni bassi i livelli di inventario durante i mesi lenti, ma non aspettare troppo a lungo per aumentare la tua scorta. Verso la fine di un’alta stagione, promuovi offerte speciali per svendere la maggior parte del magazzino ed evitare di trasportare troppe scorte morte.
Mantieni bassi i tuoi costi operativi il più a lungo possibile e, sebbene l’attività sia più lenta, usa il tempo per assicurarti di avere tutti i pezzi a posto, come partner, strumenti, magazzino, risorse umane, strumenti, ecc. garantire un periodo di vendita regolare e di successo.
6. Implementare il software di gestione del magazzino
Per costruire e scalare un’attività di e-commerce oggi, devi davvero investire in un software di gestione dell’inventario. Puoi elaborare manualmente alcuni dei suggerimenti descritti sopra, ma come accennato in precedenza, non sarà facile ridimensionare la tua attività.
Il software di gestione del magazzino può aiutarti a tenere sotto controllo l’inventario, assicurarti di non avere mai scorte eccessive o insufficienti, aiutarti a sincronizzare il monitoraggio del magazzino su tutti i canali su cui vendi prodotti, compilare dati di inventario in tempo reale all’interno di un comodo sistema e consentirti di sfrutta preziose informazioni che puoi utilizzare per sfruttare le opportunità, aumentare le vendite e far crescere la tua attività di e-commerce.
Pensa alla tua strategia di gestione del magazzino
Mentre pensi di migliorare la gestione del magazzino per la tua attività di e-commerce, ci sono alcune domande da porsi. Ad esempio, come affronti la gestione del magazzino nella tua azienda? Quali sfide hai affrontato e sei stato in grado di superare? Quali insegnamenti puoi condividere che potrebbero aiutare altri imprenditori e imprenditori?
Le risposte a queste domande indicheranno come implementi la gestione del magazzino, come cresce la tua attività e come continui a soddisfare le esigenze dei tuoi clienti.
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